Em 2024, somente o futebol masculino profissional do Atlético teve 35 viagens, com mais de 123 horas de voo, 40 toneladas de materiais despachados e mais de 70 mil quilômetros percorridos. Desde 2018, o clube conta com um setor responsável pela organização e preparação de cada uma dessas operações: o departamento de logística, que hoje conta com cinco profissionais.
O departamento foi apresentado à imprensa por Henrique Daimond, gerente de logística do Atlético, em mais uma sessão do “Por Dentro do Galo” – evento mensal proposto pelo clube para destrinchar cada setor da instituição. O encontro ocorreu na Arena MRV, em Belo Horizonte, na tarde dessa terça-feira (8/7).
A logística alvinegra está sob a chefia de Pedro Tavares, diretor de competições do Atlético. Henrique Daimond (futebol masculino), Luiza Duarte (futebol feminino), Gustavo Mota (categorias de base) e Guilherme Dourado (dados e sede administrativa) são os integrantes do departamento.
“Nossa missão é atender as demandas de logística de todos os setores do Atlético da melhor maneira possível, dentro das condições que tivermos. A visão é ser o principal departamento de logística esportiva da América Latina. Já os nossos valores são: trabalhar com espírito de dono, transparência, eficiência, proatividade e visão de futuro.”
Henrique Daimond, gerente de logística do Atlético
As etapas da logística durante uma viagem
O setor de logística trabalha com seis etapas durante a execução de uma viagem para o futebol profissional. O No Ataque detalha esses processos a seguir:
- Planejamento: receber as demandas e mapear as melhores opções (definição do meio de transporte, das condições do hotel, etc);
- Alinhamento com fornecedores: orçamentos e precificação, alinhamento das entregas;
- Orientações e comunicação: envio das informações, criação de canais de comunicação com os integrantes da viagem (caso não haja um representante da logística in loco);
- Execução: acompanhamento da operação, gerenciamento dos riscos (com o time masculino principal, sempre há um profissional da logística in loco);
- Fechamento: controles e relatórios, direcionamento de documentação;
- Análises e feedbacks: análises e projeções, feedbacks gerais e específicos (ônibus, hotel, avião, motorista, o que funcionou e o que não funcionou).
Ao todo, a logística do Atlético atende demandas de 22 setores do clube. No âmbito administrativo, CEO, diretoria administrativa-financeira, diretoria de comunicação, diretoria de competições, diretoria de tecnologia da informação, diretoria de engenharia, departamento de negócios, departamento de operações, departamento jurídico, Instituto Galo e Associação.
Já no futebol, os setores contemplados são: profissional masculino, profissional feminino, CIGA profissional, CIGA base, base do feminino, sub-20, sub-17, sub-15, sub-14, sub-12 a sub-13, sub-7 a sub-11.
Os processos da logística do Atlético
Em âmbito geral, a logística do Galo divide a operação de viagem em três partes. Veja o detalhamento de cada uma delas a seguir:
- Pré-operação: planejamento (demandas, formulários, e-mails, histórico de operações, contato com clubes, contatos com parceiros) e alinhamento com fornecedores (solicitação de orçamentos, cotações gerais, comparativo de operações, reuniões com profissionais); há contato com outros clubes, inclusive, para saber da experiência em uma determinada cidade;
- Operação: orientações (consolidação das informações, grupos de WhatsApp, apresentação operacional, checklists e formulários) e execução (atendimento in loco ao profissional, atendimento online 24/7, ajustes e refinamentos, registros);
- Pós-operação: fechamento (controle do executado, verificação das notas fiscais e solicitação de documentos e protocolos, custos reais e Power BI) e análise e feedbacks (orçado versus realizado, feedbacks dos fornecedores, feedbacks internos e reuniões semanais).
Um exemplo relacionado ao processo de pré-operação ocorreu recentemente. Os profissionais do Atlético entraram em contato com profissionais do Fortaleza para colher mais informações sobre Bucaramanga, cidade da Colômbia para qual o Galo viajará ainda neste mês de julho.
No próximo dia 17, a partir das 21h30 (de Brasília), o Atlético medirá forças com o Atlético Bucaramanga, em jogo de ida dos playoffs da Copa Sul-Americana. De lá, a delegação alvinegra seguirá diretamente para São Paulo, onde enfrentará o Palmeiras pela Série A do Campeonato Brasileiro.
Com qual intuito trabalha o setor de logística do Atlético?
O objetivo é claro: fornecer o maior conforto possível às delegações por meio da otimização de custos. Com a internalização das operações, o Atlético trabalha para cortar intermediários nos processos das viagens e, assim, economizar.
Outra premissa importante é minimizar riscos. Em viagens mais longas de ônibus, por exemplo, o futebol masculino profissional do Galo sempre conta com um segundo ônibus vazio, que segue atrás do principal, para fornecer agilidade em caso de eventuais problemas mecânicos.
São cerca de 29 a 31 dias de trabalho para cada operação em todos os departamentos, com 77 tarefas primordiais para que cada viagem seja bem executada. Este controle é realizado por meio de checklists, variáveis de acordo com as categorias.
Em cada trajetória do futebol masculino há ainda uma equipe avançada, normalmente composta por um profissional da logística e um da segurança, que chegam ao destino um dia antes do restante da delegação. As funções desta equipe estão detalhadas a seguir:
- Reunião de alinhamento (fornecedores/estruturas): aeroporto, hotel, receptivo, segurança, polícia e estádio;
- Conferência e checagem das solicitações: acessos, quartos, embarques, desembarques
- Montagem das estruturas: salas de refeição, reunião, alongamento, rouparia, fisioterapia;
- Produção de conteúdo: estádio do jogo.
Atlético envia apresentações às delegações
Um dia antes das viagens, em todas as categorias, o departamento de logística do Atlético envia apresentações em documentos digitais aos envolvidos. As produções detalham tudo o que foi planejado para a operação, além de informações gerais sobre as cidades de destino.
Dentro dos hotéis (normalmente cinco estrelas), a organização é intensa. O clube reserva salas de reuniões, salas para refeições e uma sala para armazenamento de produtos (água, isotônicos e alimentos, por exemplo).
O Galo também prepara envelopes individuais com orientações específicas, contendo também os números dos quartos de cada atleta e os respectivos acessos. Em meio a este processo, o clube busca atender as solicitações individuais, como as dos que preferem ter vista para o mar em cidades litorâneas, por exemplo.
Os processos das operações aéreas, de hospedagem e transporte
Os voos do Atlético
- Utilização de voos fretados: comodidade necessária para recuperação e privacidade dos atletas;
- Horários de referência: priorização sempre por ir na véspera do jogo, chegando até 24 horas antes, com retorno sempre no pós-jogo (a depender do compromisso seguinte, existe a possibilidade de estadia por mais um dia);
- Embarque/desembarque segregado: em Belo Horizonte em voos domésticos e, sempre que possível, nos demais aeroportos (privacidade e agilidade como objetivos);
- Checkins: impresso e digital;
- Equipamentos utilizados: Azul (E195), Gol (B737) e Latam (A320);
- Distribuição de assentos: atletas ao fundo, comissão técnica à frente junto com a diretoria.
As hospedagens do Atlético
- Hotéis padrão 4 ou 5 estrelas: estrutura condizente com objetivos (salas para reuniões são fundamentais);
- Divisão de apartamentos: 45 a 50 pessoas, diretoria, CT, atletas, staff;
- Espaços dedicados: ainda que haja otimização de recursos, é preciso conforto (sala de refeições, sala de reuniões, sala de alongamento/apoio/jogos, sala de rouparia, quarto de fisioterapia, academia/piscina (sempre que possível);
- Checkin: realizado na primeira refeição/envelopes nominais com programação e lista de quartos;
- Divisão de andares: andares exclusivos para atletas, enquanto diretoria e comissão técnica ficam em andares diversos (priorizar boa noite de sono dos atletas);
- Dispositivo de segurança: gradis nas saídas e chegadas, controladores de acesso nos andares dos atletas (há uma orientação para que os atletas atendam aos fãs, mas o clube deixa isso totalmente livre e toma mecanismos para blindar os que não querem de forma pontual).
Os transportes terrestes do Atlético
- Veículos contratados: ônibus de dois andares, uma van de carga, uma van de passageiros, um carro (doping);
- Divisão de assentos: comissão técnica no andar inferior e atletas no andar de cima (todas as etapas têm olhar atento ao atleta);
- Solicitação de compras: itens de higienização, itens de hidratação, gelo;
- Controles e indicações: distâncias, duração dos deslocamentos, condição das estradas;
- Condições: água em todos os veículos, preferência por cores do clube, veículos estão sempre à disposição 1h antes do horário previsto de saída;
- Viagem de estrada/Libertadores/Sul-Americana: procura-se utilizar dois ônibus, com um vazio para ir atrás (ônibus backup em caso de estrago).
No âmbito dos desafios, os principais entreveros administrados pelo departamento de logística estão relacionados às longas distâncias percorridas pelo continente, à gestão dos fusos horários, ao excesso de compromissos no calendário do futebol brasileiro e ao atendimento dos interesses de todas as partes envolvidas.
No fim das contas, o departamento de logística produz relatórios detalhados para enviar à diretoria do Atlético. Os orçamentos previamente estipulados para cada viagem costumam ser cumpridos, com pequena margem de erro que costuma variar entre 3% e 7%.
